Les images montrent l'état de surface précédent. Actuellement ouvert „Kassieren“ en réservation ; Des réductions sont possibles en montant ou en pourcentage.
Que recherchez-vous au spa ?
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APERÇU
Ce que vous pouvez faire avec l'outil spa.
Soins, invités d'un jour et équipe dans un seul calendrier, et à chaque réservation, vous pouvez voir si elle a été payée. Les fonctionnalités que vous voyez dépendent de l'activation de votre hôtel et de votre rôle.
Qu'est-ce qui se passe aujourd'hui ?
Calendrier et aperçu
Qui est soigné, quand, quelle pièce est libre : vous pouvez voir toute la journée de spa d'un seul coup d'œil.
Employés et chambresVous pouvez voir qui est traité, quand et quelles pièces sont occupées, individuellement ou ensemble, sous „Kombiniert“.
Aperçu quotidienTous les rendez-vous de la journée sous forme de liste avec statut de paiement. Confirmer, démarrer et terminer peuvent être effectués ici.
Rechercher des réservationsEntrez votre nom, numéro de réservation, réservation ou email et retrouvez la réservation immédiatement, même sans date et même après une annulation.
Statut en un coup d'œilLa couleur montre où se trouve le traitement. Le petit point indique s'il a été payé.
Couches de E2NSi votre hôtel utilise E2N, vous verrez les équipes planifiées juste à côté des rendez-vous.
Spa & Bien-être → Calendrier
Que souhaite réserver le client ?
Réserver des soins
Vous réservez un soin en quelques étapes seulement et le système lui-même vous suggère les rendez-vous disponibles appropriés.
Clients de l’hôtel et clients externesPour les clients de l'hôtel, chargez les données de la réservation et le traitement sera ajouté à la facture de la chambre. Les clients externes paient sur place.
Rendez-vous libresUn clic sélectionne l'heure, les employés et la salle. S'il n'y a rien de gratuit, l'assistant vous expliquera pourquoi.
Plusieurs personnesLes couples et les groupes réservent en même temps. Pour les soins en couple, le système planifie deux employés dans la même salle.
Panier et réductionPlusieurs services font partie d'une même réservation, même à des moments différents. Vous saisissez une remise sous forme de montant ou de pourcentage avec un motif.
Réservations en ligneSi un client réserve via le site Internet de l'hôtel, le rendez-vous est immédiatement inclus dans le même calendrier.
Calendrier → Nouvelle réservation
Quels changements dans la date ?
Rendez-vous & annulation
Si un client reporte ou annule, vous vous occupez de tout ce qui concerne la réservation, y compris le message au client.
Confirmer, démarrer, terminerVous pouvez poursuivre le rendez-vous en un seul clic. Vous pouvez réinitialiser un démarrage accidentel avec „Starten rückgängig“.
Réserver à nouveauNouvelle heure, employés différents ou salle différente : dans le formulaire ou en glissant dans le calendrier. Le voyageur recevra un e-mail sur demande.
Annuler et ne pas se présenterSi vous annulez, saisissez les frais et informez le client. Si quelqu'un ne se présente pas, enregistrez une non-présentation.
Confirmation et expéditionImprimez les confirmations, enregistrez-les au format PDF ou renvoyez-les. Vous pouvez voir ce qui a été envoyé et quand.
Notes internesLes dispositions pour l'équipe sont prises directement au moment de la réservation. Les invités ne les voient pas.
Calendrier → cliquez sur rendez-vous
Est-ce que tout est payé ?
Paiement et évaluation
Avec chaque réservation, vous pouvez voir immédiatement si et comment elle a été payée et comment votre spa évolue.
Facture de la chambreLes soins destinés aux clients de l'hôtel sont automatiquement ajoutés à la facture de la chambre, le jour du soin ou immédiatement.
Paiement sur placePour les clients externes, ouvrez „Kassieren“ directement dans la réservation et sélectionnez terminal, paiement en espèces, virement bancaire ou lien de paiement.
Payé en ligne ou sur rendez-vousTout ce qui a déjà été payé en ligne ou inclus dans l'arrangement est marqué. De cette façon, l'équipe sait qu'il n'y a plus rien à concéder.
ÉvaluationLe „Spa Dashboard“ affiche les ventes, les réservations, l'occupation, le taux d'annulation et les services les plus populaires par rapport à l'année précédente.
Détails de la réservation → Paiement · Analytics → Spa & Bien-être
Billet journée ou soin inclus ?
Spa de jour et arrangements
Vous pouvez voir à quel point l'espace bien-être est rempli et quels soins nécessitent encore un rendez-vous.
Planifier les invités de la journéeInvités et places libres par jour dans une vue mensuelle, plus les arrivées du jour avec notes et impayés.
Places en ligne et en réservesVous décidez combien de places peuvent être réservées en ligne. Le reste reste à la réception.
Dispositions des horairesDes soins sur réservation sont disponibles pour chaque séjour. Avec „Termin“ vous obtenez une heure sans être recalculée.
Ajouter un traitement manquantSi le système n'a pas reconnu un traitement inclus, saisissez-le vous-même avec „Behandlung nachtragen“.
Calendrier → Day Spa · Forfaits soins
Qui et quoi est disponible ?
Équipe & Ventes
Si quelqu'un est annulé ou prend une pause, vous pouvez immédiatement voir quels rendez-vous sont concernés.
PausesEn cliquant sur un temps libre dans l'onglet „Mitarbeiter“, vous entrez dans une pause. Rien ne sera réservé pendant cette période.
AbsencesSaisissez les vacances, la maladie ou la formation avec un point. L'application affiche immédiatement les rendez-vous concernés.
Vente de blocBloquez des catégories pendant un certain temps, pour tout le monde ou uniquement en ligne. Les rendez-vous pris restent valables.
Limites quotidiennes et exceptionsLes limites quotidiennes limitent les réservations par service. Si nécessaire, la réception réservera au-delà dans la limite d'un plafond fixé.
Huit tâches typiques sur la surface réelle. Choisissez une tâche et suivez les étapes à votre rythme.
Traitement du livre
Mara Beispiel souhaite réserver un massage de 50 minutes pendant son séjour à l'hôtel.
ÉTAPE 1 SUR 5
Choisissez les performances
Ouvrez „Neue Buchung“ dans le calendrier. „Hotelgast“, sélectionnez la puissance, la durée et la date.
Le résultat
La performance, la durée et le prix sont fixes.
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Composant du produit d'origine · Données de démonstrationAgrandir l'image
ERREURS COURANTES
Cinq erreurs qui coûtent de l'argent.
Ces erreurs ne sont pas immédiatement perceptibles dans la vie de tous les jours. Voici comment les éviter.
Un soin d'arrangement sera facturé en supplément
Que se passe-t-il
Toute personne qui réserve à nouveau un soin inclus ou choisit „Trotzdem auf Zimmer berechnen“ facturera le client une seconde fois.
C'est la bonne façon
Programmez les soins inclus via „Paket-Behandlungen“. Si l'assistant vous le demande, sélectionnez „Als Paket-Behandlung terminieren (0 €)“. Consignes "Disposition des horaires“ →
Un soin réservé à la main sur la facture de la chambre
Que se passe-t-il
Le système réserve lui-même le traitement dans la salle. Une deuxième réservation manuelle facturera le client deux fois.
C'est la bonne façon
Lisez au préalable l’état du paiement dans les détails de la réservation. S'il est indiqué „vorgemerkt“ ou „Zimmerrechnung“, ne publiez rien plus tard. Consignes "Traitement du livre“ →
Le folio en Apaleo créé à la main
Que se passe-t-il
Un folio supplémentaire créé manuellement peut enregistrer le traitement deux fois ; le paiement reste indépendant de la réservation du spa.
C'est la bonne façon
Sélectionnez „Kassieren“ dans les détails de la réservation. La boîte de dialogue crée elle-même le folio associé si nécessaire. Consignes "Paiement sur place“ →
Confondre un lien de paiement envoyé avec un paiement reçu
Que se passe-t-il
Un lien de paiement envoyé ou un paiement partiel ne règle pas le solde restant. Sans vérification, une somme peut rester impayée.
C'est la bonne façon
Encaissez via „Kassieren“ et vérifiez l’état du paiement. Utilisez „Als bezahlt markieren“ sous „Bereits außerhalb des Hubs kassiert?“ uniquement pour une réservation déjà entièrement payée dans ce système. Consignes "Paiement sur place“ →
Aucun frais inscrit lors de l'annulation
Que se passe-t-il
Le champ „Stornogebühr (EUR)“ est mis à 0. Sans saisie, le système remboursera le montant total.
Dans l'espace de travail Opérations sous „Spa & Wellness“ → „Kalender“. Choisissez d’abord le bon hôtel ci-dessus. L'évaluation se trouve dans la zone de travail Analytics. Si un élément de menu manque, faites vérifier l'accès et l'activation.
Pourquoi n'y a-t-il pas de temps libres proposés ?+
L'assistant donne la raison, par exemple une limite journalière complète ou une interdiction. S'il manque une raison, vérifiez : quelqu'un est-il qualifié pour le service et travaille-t-il ce jour-là ? Y a-t-il une chambre adaptée disponible ? Le spa est-il ouvert ?
Puis-je réserver malgré la limite journalière totale ?+
Oui, dans la limite d'un plafond fixe. „Als Ausnahme buchen“ apparaît alors après „Buchung erstellen“. Si la limite supérieure est atteinte, aucune autre réservation n'est possible.
Pourquoi la réception voit-elle des heures différentes de celles du client en ligne ?+
Moins de places peuvent être disponibles en ligne, un délai de livraison de plusieurs jours peut s'appliquer ou les ventes en ligne peuvent être bloquées. Comparez le même service, le même type d’invité et le même nombre de personnes.
Le client reçoit-il automatiquement un e-mail ?+
Après la réservation, oui, dès qu'une adresse email est renseignée. Lors d'une nouvelle réservation et d'une annulation, vous décidez dans le formulaire. Si vous faites glisser un rendez-vous vers une nouvelle heure dans le calendrier, l'e-mail sera envoyé sans requête.
Comment renvoyer une confirmation ?+
Ouvrez „Bestätigung & Versand“ dans les détails de la réservation. Là, vous pouvez envoyer l'état actuel par e-mail ou l'imprimer. L'historique des expéditions indique si un e-mail a été livré.
Où puis-je trouver les rendez-vous annulés ?+
Les rendez-vous annulés ne sont plus dans le calendrier, l'heure est à nouveau immédiatement disponible. Vous pouvez toujours retrouver la réservation avec le nom, le numéro de réservation ou la réservation en utilisant la recherche de réservation.
Qu'arrive-t-il à l'argent si vous annulez ?+
Payé en ligne avec carte : Le montant moins les frais sera remboursé. Sur la facture de la chambre ou sur place : seul le montant reste retenu. Inclus dans le forfait : Rien ne sera facturé ni remboursé.
Puis-je annuler seulement un soin parmi plusieurs ?+
Oui, pour les réservations avec plusieurs articles via „Nur diese Position“. Le voyageur ne reçoit aucun email. Si vous avez payé par carte, vous ne pouvez annuler que la totalité de la réservation.
Annulation ou non-présentation ?+
Annulation si le client annule avant. „No-Show“ si le client ne se présente pas à un rendez-vous confirmé : la totalité du montant reste. Une non-présentation accidentelle peut être annulée avec „Wieder öffnen“.
L'invité part plus tôt. Comment le soin est-il ajouté à la facture de la chambre ?+
Sélectionnez „Jetzt auf Zimmer buchen“ dans les détails de la réservation. Le soin sera alors réservé immédiatement et non le jour même du soin.
Puis-je modifier une réduction plus tard ?+
Non. La réduction est fixée pour un motif lors de la réservation et ne peut être modifiée ultérieurement au spa. Par conséquent, vérifiez-le avant „Buchung erstellen“.
Il manque un traitement inclus sous „Paket-Behandlungen“. Ce qu'il faut faire?+
Avec „Behandlung nachtragen“ vous choisissez vous-même votre réservation et votre service. Le soin est programmé à 0€ car il est déjà calculé dans le forfait. Si un soin y est répertorié „ohne Zuordnung“, la direction du spa doit au préalable l'attribuer à une prestation.
Que se passe-t-il avec les rendez-vous pris si vous êtes absent ou bloqué ?+
Ils restent. Après l'enregistrement, l'application indique quels invités sont concernés. Reprogrammez ces rendez-vous ou parlez aux invités. Rien n'est annulé automatiquement.
Comment lever une interdiction de vente ?+
Les interdictions actuelles sont indiquées au-dessus du calendrier. Sélectionnez-y „Aufheben“ et confirmez. Les ventes reprennent immédiatement.
Pourquoi ne puis-je pas modifier le nom ou l'adresse e-mail d'un employé ?+
La personne est associée à E2N. Le nom, l'e-mail et le téléphone proviennent alors de E2N et y sont conservés.
INSTALLATION
Aménager un spa. Dans le bon ordre.
Huit chapitres pour la gestion du spa, dans l'ordre que vous avez défini. Chaque chapitre se termine par une brève vérification.
Spa & Bien-être → Paramètres
Spa et horaires d'ouverture
Les paramètres déterminent quand le spa est ouvert et comment les réservations peuvent être effectuées.
Voici comment le configurer
Choisissez le bon hôtel ci-dessus. Sous „Einstellungen“, entrez le nom du spa, la description et la période („Slot-Auflösung“).
Définissez „Buchungen im Hub erlauben“ pour la réception et „Online-Buchungen erlauben“ pour le site Web. Sélectionnez ensuite „Konfiguration speichern“.
Réglez „Offen“ ou „Geschl.“ avec les heures de chaque jour de la semaine. Les horaires d'ouverture ont leur propre bouton „Öffnungszeiten speichern“.
Si votre hôtel utilise E2N, sélectionnez les zones de travail de l'équipe du spa sous „E2N Schicht-Integration“. La sélection est immédiatement enregistrée.
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Fait quand...
… La configuration et les horaires d'ouverture après rechargement sont corrects, même le week-end.
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Spa & Bien-être → Catégories · Chambres
Catégories et chambres
Les catégories organisent l'offre. Les salles déterminent où se déroule une représentation et combien de personnes peuvent être hébergées en même temps.
Voici comment le configurer
Entrez le code, le nom et la commande sous „Kategorien“ → „Neue Kategorie“. Rapprochez le compte de produits („Apaleo Sub-Konto“) avec la comptabilité.
Entrez le code, le nom, le type de chambre et la capacité sous „Räume“ → „Neuer Raum“.
Choisissez l'unité : „Buchungen“ pour une salle de soins, „Personen“ pour un espace tel que le sauna. Avec „Personen“, vous pouvez déterminer combien de places peuvent être réservées en ligne.
Définissez les catégories qui ne sont plus nécessaires comme inactives au lieu de les supprimer.
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Fait quand...
… la salle est dans la liste et peut être sélectionnée pour une prestation.
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Spa & Bien-être → Annulation · Paramètres
Conditions d'annulation
Les clients voient les conditions d’annulation en ligne et dans la confirmation. Si un client annule via le site Web, les frais seront facturés par la suite.
Voici comment le configurer
Sous „Stornierung“, sélectionnez „Neue Richtlinie“ et saisissez le code, le nom et une description claire.
Avec „Regel hinzufügen“ saisissez „Stunden vorher“, „Prozent“ ou „Festbetrag (EUR)“ et la valeur pour chaque échéance. Puis enregistrez.
Sélectionnez „Standard-Stornierungsrichtlinie“ sous „Einstellungen“. Il est enregistré immédiatement et s'applique à tous les services sans politique distincte.
Si un service diffère, attribuez votre propre stratégie dans le service sous „Stornierung“.
Montrez à l’équipe où se trouvent les conditions. En cas d'annulation dans le hub, la réception saisira les frais manuellement.
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Fait quand...
… les termes et conditions d'un service sont affichés correctement sur le site Web.
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Spa & Bien-être → Services → Nouveau service
Traitements et variantes
Un service combine durée et prix avec des marges d’espace, de personnel et de temps.
Voici comment le configurer
Ouvrez „Neuer Service“. Dans l'onglet „Basis“, sélectionnez le code, le nom, la catégorie et le „Art der Leistung“ : „Behandlung“ ou „Day Spa / Tageskarte“.
Déterminez le nombre d'employés („Therapeuten je Position“) et de personnes dont le service a besoin. Saisissez ensuite le temps de nettoyage ou de repos sous la forme „Puffer nachher (Min.)“.
Pour les prestations sans personne soignante, paramétrez „Vorbereitung durch Personal (Min.)“ si nécessaire et affectez des employés qualifiés. C'est le temps de rénovation qui occupe la pièce, pas la personne qui la prépare.
Sous „Dauervarianten“, créez au moins une variante avec une durée en minutes et un prix en euros, par exemple 50 minutes pour 79 euros.
Sélectionnez les pièces appropriées dans l'onglet „Räume“. Attribuez votre propre stratégie sous „Stornierung“ si nécessaire.
Enregistrez et attribuez le nouveau service aux employés dans le chapitre suivant.
Interface originale avec données de démonstration · Agrandir l'imageTemps de repos dans le champ „Puffer nachher“
„Basis“ affiche le temps après le traitement, dans l'exemple 10 minutes. Il apparaît dans le calendrier sous la forme d'une heure de mise à niveau hachurée.
… la prestation apparaît dans l'assistant de réservation avec la bonne durée et le bon prix.
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Spa et bien-être → Personnel
Employés et horaires de travail
Un rendez-vous ne sera offert que si une personne qualifiée travaille à ce moment-là.
Voici comment le configurer
Sous „Personal“, sélectionnez „Neuer Mitarbeiter“ et entrez votre nom et vos coordonnées. Si votre hôtel est connecté à E2N, ces informations proviennent de E2N.
Dans l'onglet „Services“, sélectionnez tous les services que la personne est autorisée à effectuer. Un nouveau service doit être attribué ici à chaque fois.
Enregistrez et rouvrez la personne. Saisissez les horaires de travail pour chaque jour de la semaine sous „Verfügbarkeit“, pour les équipes fractionnées avec „Geteilte Schicht hinzufügen“.
Enregistrez et lisez le message. Les données personnelles et la disponibilité sont stockées séparément.
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Fait quand...
… la personne se voit proposer dans l'assistant de réservation ses services pendant ses heures de travail.
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Services → Base · Chambres
Spa de jour et règles de vente
Les règles de vente déterminent les quantités pouvant être vendues en ligne et à la réception.
Voici comment le configurer
Pour un ticket journalier, sélectionnez le „Art der Leistung“ „Day Spa / Tageskarte“ et attribuez une chambre avec l'unité „Personen“.
Si nécessaire, définissez „Max. Buchungen je Tag“ ou „Max. Personen je Tag“ dans le service sous „Basis“. Un champ vide signifie : pas de limite.
Si la réception doit être autorisée à réserver au-delà de la limite, entrez „… davon Ausnahmen bis (Rezeption)“ comme limite supérieure.
Avec „Online-Vorlauf (Tage)“, évitez aux clients de réserver en ligne dans des délais trop courts. Par exemple, la valeur 2 bloque en ligne aujourd'hui et demain.
Fait quand...
… Le même service n'est proposé différemment que dans le hub et en ligne lorsque vous l'avez défini de cette façon.
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Spa & Bien-être → Forfaits · Produits · Cadres
Forfaits, produits et arrangements
Les forfaits spa regroupent des services pour un seul prix. L'attribution des prestations garantit la programmation des soins inclus.
Voici comment le configurer
Sélectionnez „Neues Paket“ sous „Pakete“. Sous „Paket-Inhalt“ avec „Service hinzufügen“, définissez les prestations, la variante de durée et le numéro.
Comme „Preismodell“ choisissez un prix fixe ou une remise en pourcentage. Définissez „Gültig ab“ et „Gültig bis“ si nécessaire.
Créez un article avec le nom, la catégorie, le prix et l'image sous „Produkte“. Les produits apparaissent sur le site Internet.
Sous „Einstellungen“, affectez chaque service d'arrangement de Apaleo à un service de spa dans „Paket-Behandlungen → Spa-Leistung“. Des extras purs comme les peignoirs „Als Amenität ausblenden“.
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Fait quand...
… les traitements d'un dispositif de test sous „Paket-Behandlungen“ apparaissent avec les performances correctes.
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Calendrier → Nouvelle réservation · Site Internet de l'hôtel
Vérifier la possibilité de réserver
Seul un test montre si un service est proposé avec les bons employés, les bonnes chambres et les bons prix.
Voici comment le configurer
Dans l'assistant de réservation, sélectionnez une prestation, une durée, un nombre de personnes et un jour d'ouverture et accédez à la sélection de rendez-vous.
Vérifiez si le temps, les employés, la chambre et le prix sont corrects.
Choisissez un horaire en dehors des heures d'ouverture ou en cas d'absence. Aucun rendez-vous ne peut y apparaître.
Comparez le même service en ligne. Les différences doivent être intentionnelles.
Annulez l'assistant avant „Buchung erstellen“. Cela signifie qu'il n'y a pas de véritable réservation ni d'e-mail client.
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Fait quand...
… l'équipe trouve les dates attendues et les horaires bloqués ne sont pas proposés.
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Liste de contrôle avant la sortie
Hôtel correct et droits d'édition confirmés
Configuration et tous les jours d'ouverture enregistrés
Catégories, chambres et capacités adaptées
Conditions d'annulation créées et standard sélectionné
Services complets avec durée, prix et chambres
Employés maintenus avec avantages sociaux et horaires de travail
Limites quotidiennes et partage en ligne coordonnés
Services d'arrangement attribués
Réservabilité testée dans le hub et en ligne
Pour le contrôle, parcourez-le en collaboration avec la direction et la réception du spa.
INSTALLATION EN PRATIQUE · 1:53 MIN.
Connectez l’espace, le traitement et l’équipe.
Un véritable enregistrement d'écran raccourci : créez une salle, saisissez les règles d'annulation, configurez un nouveau massage et affectez des employés. Les chapitres mènent directement à l’endroit souhaité.
