Les images montrent l'application allemande. Les légendes entre guillemets restent comme dans l’application.

Table des matièresOuvrir/fermer

RÉSERVATIONS ET INVITÉS

Réservations.
Tout le monde reste au même endroit.

Recherchez, créez et modifiez des réservations, attribuez des chambres et gérez les profils des clients.

Vers l'aperçu

Pour l'accueil et les réservations

Liste „Aufenthalte im Überblick“ avec les chiffres clés du jour, le statut „Alle“ et six réservations, dont Mara Beispiel dans la maison de la chambre 101.
Composants de produit originaux avec des données inventées · cadre de démonstration simplifié
OÙ PUIS-JE TROUVER CELA ?

Opérations → Opérations invités → Réservations

Vers l'établissement

APERÇU

Ce que vous pouvez faire concernant les réservations.

Du premier appel à la réservation de la bonne chambre, en passant par les profils de vos invités. Les fonctionnalités que vous voyez dépendent de l'activation de votre hôtel et de votre rôle.

Liste „Aufenthalte im Überblick“ avec les chiffres clés du jour, le statut „Alle“ et six réservations, dont Mara Beispiel dans la maison de la chambre 101.

Où puis-je trouver la réservation ?

Trouver des réservations

Vous pouvez trouver des réservations par nom de client, numéro ou chambre et voir combien d'arrivées et de départs sont prévus aujourd'hui.

  • Rechercher
  • statut
  • Plus de filtres
  • La journée en chiffres
  • Réservations & Groupes

Opérations invités → Réservations

Réservation du Mara Beispiel au statut „Im Haus“, salle 101, du 27 au 30 octobre, avec la carte „Personen“ et les onglets de „Übersicht“ à „Verlauf“.

Qu'est-ce qui est inclus dans ce séjour ?

Réservation en détail

Vous voyez tout sur votre séjour au même endroit : les invités, les prix, les e-mails et les modifications.

  • Tout en un coup d'œil
  • Invités et accompagnants
  • Remerciement et communication
  • Histoire

Réservations → Cliquez sur réservation

Dialogue „Reservierung bearbeiten“ avec les coureurs de „Aufenthalt“ à „Services“ : Départ prolongé au 31 octobre 2026, prix total 852,00 € au lieu de 639,00 €, dont 213,00 € de „Noch offen“.

Quels changements dans le séjour ?

Changer de séjour

Vous modifiez les dates, les personnes, les forfaits, les services et les chambres sans créer de nouvelle réservation.

  • Données et personnes
  • Ignorer les règles
  • Changer de forfait
  • Prestations
  • Changer de chambre

Réservation → Modifier la réservation · Actions · Modifier le forfait

Étape „Aufenthalt“ avec deux chambres : Pour la chambre 1, du 29 au 31 octobre dans la chambre double est sélectionnée dans la grille, la chambre 2 est suivante.

Quand le client vient-il et que réserve-t-il ?

Nouvelle réservation

Vous pouvez créer des réservations par téléphone et sans rendez-vous en trois étapes, même avec plusieurs chambres.

  • Période dans le calendrier
  • Plusieurs pièces
  • Forfait et services supplémentaires
  • Invité et paiement
  • Passer les règles et la disponibilité

Opérations clients → Nouvelle réservation

Plan d'occupation des chambres pour la semaine commençant le 27 octobre : barre de séjour par origine, Noah Muster sous „Ohne Zimmer“, aperçu quotidien à droite.

Quelle chambre est disponible quand ?

Plan d'occupation des chambres

Vous pouvez voir l'occupation de toutes les pièces d'un seul coup d'œil et attribuer des pièces en les faisant glisser.

  • Période et coloration
  • Attribuer des salles
  • Sans chambre
  • Aperçu quotidien
  • Imprimer

Opérations clients → Plan d'occupation des chambres

Gestion des invités avec recherche, filtres et table d'hôtes ; l'onglet „Doppelte Profile“ signale un éventuel doublon de Mara Beispiel.

Qui est cet invité ?

Gestion des invités

Recherchez des invités, consultez leurs séjours et leurs préférences et fusionnez les profils en double.

  • Trouver des invités
  • Profil invité
  • Journal des interactions
  • Profils en double

Opérations invités → Gestion des invités

DANS LA VIE QUOTIDIENNE

Pas à pas.

Huit tâches typiques sur la surface réelle. Choisissez une tâche et suivez les étapes à votre rythme.

Créer une réservation

Mara Beispiel appelle et réserve une chambre double du 29 octobre 2026 au 31 octobre 2026 pour deux adultes et un enfant.

ÉTAPE 1 SUR 5

Sélectionnez la période

Sous „Gästebetrieb“ → „Neue Reservierung“, définissez l'occupation pour „Erwachsene“ et „Kinder“, pour chaque enfant et âge. Dans la grille de la ligne catégorie, cliquez d'abord sur le jour d'arrivée, puis sur le jour de départ.

Le résultat
La carte de chambre indique „Kategorie: Doppelzimmer“ et la période de deux nuits.
1 / 5
Étape „Aufenthalt“ : Pour la chambre 1 avec deux adultes et un enfant, le 29 au 31 octobre en chambre double est retenu.
Composant du produit d'origine · Données de démonstrationAgrandir l'image

ERREURS COURANTES

Quatre erreurs qui ne sont pas immédiatement visibles.

Ces erreurs affectent les clients, les données ou l'argent et ne sont pas immédiatement perceptibles dans la vie de tous les jours. Voici comment les éviter.

  1. Date ou personnes modifiées, confirmation non renvoyée

    Que se passe-t-il
    Après „Reservierung bearbeiten“, aucune nouvelle confirmation n'est envoyée, le client n'a que l'ancien statut. „Erneut senden“ dans l'onglet „Kommunikation“ envoie une copie exacte de l'ancien e-mail.
    C'est la bonne façon
    Après chaque modification via „Reservierung bearbeiten“, sélectionnez „Bestätigung senden“ dans l'en-tête de réservation. Cette confirmation est basée sur l'état actuel. Consignes "Renvoyer la confirmation“ →
  2. Un invité de la maison a été déplacé vers une autre pièce dans le plan d'occupation des chambres.

    Que se passe-t-il
    Pulling reporte sans préavis la totalité du séjour, y compris les nuits déjà passées. Passé ce délai, l'occupation des jours précédents n'est plus correcte.
    C'est la bonne façon
    Déplacez les invités dans la maison via „Zimmer wechseln“ avec „Ab heute“. Ensuite les nuits passées restent dans la chambre précédente. Consignes "Changer de chambre“ →
  3. „Auf Rechnung“ créé avec uniquement le destinataire de la facture saisi

    Que se passe-t-il
    Sans un succès de „Apaleo-Firma suchen“, aucune entreprise n'arrivera à Apaleo. La facture ne parvient alors pas à l’entreprise, et cela n’apparaît qu’à la réception de la facture.
    C'est la bonne façon
    Sélectionnez toujours le destinataire de la facture via „Apaleo-Firma suchen“. Si la société est manquante, créez-la d'abord dans Apaleo. Consignes "Créer une réservation“ →
  4. Deux profils fusionnés prématurément

    Que se passe-t-il
    „Zusammenführen“ fonctionne immédiatement et ne peut pas être repris. La rue, le code postal, les notes et les tags du double ne sont pas inclus, et pour deux personnes différentes, les deux séjours sont attachés à un seul profil.
    C'est la bonne façon
    Comparez d'abord votre date de naissance, votre email et votre téléphone, en cas de doute choisissez „Nicht dieselbe Person“. Transférez la rue, le code postal, les notes et les tags du profil B vers le profil A avec „Gast bearbeiten“. Consignes "Fusionner les profils en double“ →

QUESTIONS ET RÉPONSES

Répondu brièvement.

Pourquoi ne puis-je pas trouver de réservation ?

La liste commence par le statut „Im Haus“ : sélectionnez „Alle“ ou après une recherche „In allen Status suchen“. Il apparaît dans chaque statut avec la réservation exacte ou le numéro de réservation. La recherche par nom ne trouve que l'invité principal ; Si un agent de réservation appelle, demandez le client ou le numéro.

Quand puis-je enregistrer une non-présentation ?

A partir du lendemain de l'arrivée, pour autant que la réservation soit „Bestätigt“. Sélectionnez ensuite „Aktionen“ → „No-Show“ dans la réservation ; le statut change immédiatement, sans requête.

Pourquoi le voyageur ne reçoit-il pas d'e-mail ?

Sans adresse e-mail, „Bestätigung an Gast senden“ est grisé. Entrez l'adresse sur la carte „Personen“ avec „Daten korrigieren“ et sélectionnez „Bestätigung senden“. Si l'onglet „Kommunikation“ indique „Zustellung dauerhaft blockiert“, aucun email ne sera envoyé à cette adresse ; clarifier l'adresse avec le client.

Comment supprimer un service réservé ?

Sous „Reservierung bearbeiten“ → „Services“, sélectionnez le symbole de la poubelle („Service entfernen“) sous Performances. Le service sera immédiatement supprimé de la réservation.

Où modifier le commentaire d'une réservation ?

Sous „Reservierung bearbeiten“ → „Gast“. Là, vous modifiez „Interne Notiz“ et „Gast-Kommentar“ et enregistrez. Dans le „Übersicht“, les commentaires sont uniquement disponibles en lecture.

Que signifie „Der neue Name gehört zu einem anderen Menschen“ ?

Ce message s'affiche lorsque vous saisissez le nom d'une autre personne à l'aide de „Daten korrigieren“. „Daten korrigieren“ est destiné aux fautes de frappe de la même personne ; pour un nouvel invité, sélectionnez „Personen“ „Anderen Gast eintragen“ sur la carte.

Le prix change-t-il si je change le nombre de personnes ?

Uniquement avec un tarif calculé en fonction de l'occupation. Vous pouvez modifier le nombre de personnes sous „Reservierung bearbeiten“ → „Personen“ avec „Erwachsene“ et „Kinder (Alter, kommagetrennt)“. Inscrivez les noms de vos compagnons de voyage sur la carte „Personen“.

Pourquoi me manque-t-il le commutateur „Regeln & Verfügbarkeit übergehen“ ?

Votre rôle n’a pas le droit de le faire ; Il est décerné par celui qui assume les rôles à votre place. Le switch permet de sélectionner des forfaits en dehors de vos règles, comme la durée minimale de séjour, le jour d'arrivée ou la période de soldes, ainsi que les nuits bloquées et entièrement réservées. Les arrivées passées et les colis inactifs restent bloqués.

Pourquoi puis-je choisir uniquement „Jetzt zahlen“ ?

Le forfait sélectionné nécessite un paiement anticipé, donc „Später bezahlen“ et „Auf Rechnung“ affichent „Paket erfordert Vorzahlung“. „Jetzt zahlen – Anzahlung“ est uniquement disponible pour les forfaits avec acompte partiel.

Pourquoi la réservation a-t-elle toujours l'ancienne adresse e-mail ?

„Gast bearbeiten“ dans la gestion des invités modifie uniquement le profil des invités, pas les réservations. Pour un séjour, corrigez l'adresse dans la réservation dans le plan „Personen“ avec „Daten korrigieren“. Le profil des invités est également modifié.

Pourquoi le plan d'occupation des chambres affiche-t-il plus de chambres libres que ce que je peux réserver ?

Le numéro „frei“ du plan ne permet pas de déduire les séjours sans chambre. L'aperçu quotidien montre combien il y en a dans une journée avec „… Belegungen ohne Zimmer an diesem Tag“. La disponibilité en „Neue Reservierung“ compte pour une nouvelle réservation.

INSTALLATION

Mettre en place des réservations.

Deux chapitres pour la gestion hôtelière, dans l'ordre que vous avez défini. Chaque chapitre se termine par une brève vérification.

Admin Hub → Gestion des utilisateurs → Rôles et droits · Gestion des utilisateurs

Rôles et droits

Les rôles déterminent les pages et fonctions que la réception et les réservations voient et les hôtels auxquels elles s'appliquent.

Voici comment le configurer

  1. Dans l'Admin Hub sous „Benutzerverwaltung“ → „Rollen & Rechte“, sélectionnez le rôle de votre équipe d'accueil ou créez-le avec „Neue Rolle“. Sélectionnez „Berechtigungen“ dans le menu ; „Schreiben“ active automatiquement „Lesen“.
  2. Pour l'équipe d'accueil, sous „Hub-Zugang“ cochez hub : opérations „Zugang“ et sous „Operations Hub“ „Schreiben“ cochez operations:reservations et operations:checkin, „Lesen“ cochez operations:zimmerplan. „Cancel“ à operations:reservations permet la non-présentation et l'annulation.
  3. Pour la gestion des invités et le journal des interactions, vérifiez „Schreiben“ et „Verwalten“ sur operations:guests, „Schreiben“ sur operations:guest-logs et dans la zone „Sales Hub“ sur sales:guests, puis „Speichern“.
  4. Pour déroger aux règles, ajoutez „Override-rules“ sous „Weitere Aktionen“ pour operations:reservations ; survolez le droit pour voir son nom complet. Sans ce droit, le bouton „Regeln & Verfügbarkeit übergehen“ ne figure pas dans „Neue Reservierung“.
  5. Pour configurer le rapprochement des clients, il faut aussi le droit „Lesen“ pour admin:settings dans „Administration“.
  6. Pour chaque rôle sous „Hotels zuweisen“, définissez les hôtels. Sans hôtel, aucune donnée d'hôtel ne sera visible. Ensuite, sous „Benutzerverwaltung“ → „User Management“, sélectionnez „Rollen bearbeiten“ pour l'utilisateur et vérifiez les rôles.

Fait quand...

… une personne ayant le rôle d'équipe d'accueil voit „Gästebetrieb“ „Reservierungen“, „Neue Reservierung“, „Zimmerbelegungsplan“ et „Gästeverwaltung“.

1 / 2
Liste de contrôle avant la sortie
  • Rôles avec droits et hôtels créés et attribués
  • Le sujet de test voit „Reservierungen“, „Neue Reservierung“ et „Zimmerbelegungsplan“
  • „Automatische Synchronisation“ activé, dernière exécution „Erfolgreich“
  • La gestion des invités affiche les profils et „Doppelte Profile“
  • Joué via „Neue Reservierung“ à „Gast & Zahlung“, sans „Reservierung anlegen“
  • Aperçu vérifié sous „Bestätigung senden“ sur une réservation existante sans envoi
  • „Override-rules“ attribué à des rôles autorisés à ignorer les règles