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PRENOTAZIONI E OSPITI

Prenotazioni.
Tutti rimangono in un posto.

Trova, crea e modifica prenotazioni, assegna camere e mantieni i profili degli ospiti.

Alla panoramica

Per accoglienza e prenotazioni

Elenco „Aufenthalte im Überblick“ con le cifre chiave per oggi, lo stato „Alle“ e sei prenotazioni, inclusa Mara Beispiel nella casa nella stanza 101.
Componenti del prodotto originale con dati inventati · quadro demo semplificato
DOVE POSSO TROVARE QUESTO?

Operazioni → Operazioni ospite → Prenotazioni

Alla struttura

Cosa stai cercando riguardo Prenotazioni?

Basta una parola: è possibile trovare il contenuto anche in altri capitoli e passaggi.

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PANORAMICA

Cosa puoi fare riguardo alle prenotazioni.

Dalla prima chiamata alla prenotazione fino alla camera giusta, oltre ai profili dei tuoi ospiti. Le funzionalità che vedi dipendono dall'attivazione del tuo hotel e dal tuo ruolo.

Elenco „Aufenthalte im Überblick“ con le cifre chiave per oggi, lo stato „Alle“ e sei prenotazioni, inclusa Mara Beispiel nella casa nella stanza 101.

Dove posso trovare la prenotazione?

Trova prenotazioni

Puoi trovare le prenotazioni per nome dell'ospite, numero o camera e vedere quanti arrivi e partenze sono previsti oggi.

  • Cerca
  • stato
  • Più filtri
  • La giornata in numeri
  • Prenotazioni e gruppi

Operazioni ospite → Prenotazioni

Prenotazione di Mara Beispiel nello status „Im Haus“, stanza 101, dal 27 al 30 ottobre, con tessera „Personen“ e schede da „Übersicht“ a „Verlauf“.

Cosa è incluso in questo soggiorno?

Prenotazione in dettaglio

Vedi tutto del tuo soggiorno in un unico posto: ospiti, prezzi, email e modifiche.

  • Tutto a colpo d'occhio
  • Ospiti e accompagnatori
  • Riconoscimento e comunicazione
  • Storia

Prenotazioni → Clicca prenotazione

Dialogo „Reservierung bearbeiten“ con i corridori da „Aufenthalt“ a „Services“: Partenza prorogata al 31 ottobre 2026, prezzo totale € 852,00 anziché € 639,00, di cui € 213,00 „Noch offen“.

Cosa cambia al soggiorno?

Cambia soggiorno

Puoi cambiare date, persone, pacchetti, servizi e camere senza creare una nuova prenotazione.

  • Dati e persone
  • Salta le regole
  • Cambia pacchetto
  • Servizi
  • Cambiare stanza

Prenotazione → Modifica prenotazione · Azioni · Modifica pacchetto

Passo „Aufenthalt“ con due camere: Per la camera 1, dal 29 al 31 ottobre nella griglia viene selezionata la camera doppia, la camera 2 è la successiva.

Quando viene l'ospite e cosa prenota?

Nuova prenotazione

Puoi creare prenotazioni telefoniche e walk-in in tre passaggi, anche con più stanze.

  • Periodo nel calendario
  • Diverse stanze
  • Pacchetto e servizi aggiuntivi
  • Ospite e pagamento
  • Salta regole e disponibilità

Operazioni ospite → Nuova prenotazione

Piano di occupazione delle camere per la settimana a partire dal 27 ottobre: barra soggiorno per origine, Noah Muster sotto „Ohne Zimmer“, panoramica giornaliera a destra.

Quale stanza è disponibile e quando?

Piano di occupazione delle camere

Puoi vedere a colpo d'occhio l'occupazione di tutte le stanze e assegnare le stanze trascinandole.

  • Periodo e colorazione
  • Assegnare stanze
  • Senza una stanza
  • Panoramica quotidiana
  • Stampa

Operazioni ospiti → Piano di occupazione delle camere

Gestione guest con ricerca, filtri e tabella guest; la scheda „Doppelte Profile“ segnala un possibile duplicato di Mara Beispiel.

Chi è questo ospite?

Gestione degli ospiti

Trova gli ospiti, visualizza i loro soggiorni e le loro preferenze e unisci i profili duplicati.

  • Trova ospiti
  • Profilo dell'ospite
  • Registro delle interazioni
  • Profili duplicati

Operazioni ospite → Gestione ospite

NELLA VITA QUOTIDIANA

Passo dopo passo.

Otto compiti tipici sulla superficie reale. Scegli un'attività e segui i passaggi al tuo ritmo.

Crea prenotazione

Mara Beispiel chiama e prenota una camera doppia dal 29 ottobre 2026 al 31 ottobre 2026 per due adulti e un bambino.

PASSO 1 DI 5

Seleziona periodo

Sotto „Gästebetrieb“ → „Neue Reservierung“ imposta l'occupazione per „Erwachsene“ e „Kinder“, per ogni bambino ed età. Nella griglia nella riga della categoria, clicca prima sul giorno di arrivo, poi sul giorno di partenza.

Il risultato
La scheda della camera riporta „Kategorie: Doppelzimmer“ e il periodo di due notti.
1 / 5
Fase „Aufenthalt“: Per la camera 1 con due adulti e un bambino, dal 29 al 31 ottobre si sceglie in camera doppia.
Componente del prodotto originale · Dati demoIngrandisci l'immagine

ERRORI COMUNI

Quattro errori non immediatamente visibili.

Questi errori riguardano ospiti, dati o denaro e non sono immediatamente evidenti nella vita di tutti i giorni. Ecco come evitarli.

  1. Data o persone modificate, conferma non rinviata

    Cosa succede
    Dopo „Reservierung bearbeiten“ non viene inviata alcuna nuova conferma, l'ospite ha solo il vecchio stato. „Erneut senden“ nella scheda „Kommunikation“ invia una copia esatta della vecchia email.
    Questo è il modo giusto
    Dopo ogni modifica tramite „Reservierung bearbeiten“, selezionare „Bestätigung senden“ nell'intestazione della prenotazione. Questa conferma si basa sullo stato attuale. Istruzioni"Invia nuovamente la conferma“ →

  2. Un ospite della casa è stato spostato in un'altra stanza nel piano di occupazione delle stanze

    Cosa succede
    Tirando si rinvia l'intero soggiorno senza preavviso, comprese le notti già trascorse. Successivamente l'occupazione dei giorni precedenti non è più corretta.
    Questo è il modo giusto
    Sposta gli ospiti in casa tramite „Zimmer wechseln“ con „Ab heute“. Quindi le notti trascorse rimangono nella stanza precedente. Istruzioni"Cambiare stanza“ →

  3. „Auf Rechnung“ creato con il solo destinatario della fattura digitato

    Cosa succede
    Senza un riscontro da „Apaleo-Firma suchen“, nessuna azienda arriverà a Apaleo. La fattura quindi non va all'azienda e ciò diventa evidente solo al ricevimento della fattura.
    Questo è il modo giusto
    Selezionare sempre il destinatario della fattura tramite „Apaleo-Firma suchen“. Se l'azienda manca, crearla prima in Apaleo. Istruzioni"Crea prenotazione“ →

  4. Due profili si sono fusi prematuramente

    Cosa succede
    „Zusammenführen“ funziona immediatamente e non può essere ritirato. La via, il codice postale, le note e i tag del duplicato non sono inclusi e per due persone diverse entrambi i soggiorni sono allegati allo stesso profilo.
    Questo è il modo giusto
    Confronta prima la tua data di nascita, email e telefono, in caso di dubbi scegli „Nicht dieselbe Person“. Trasferisci via, codice postale, note e tag dal profilo B al profilo A con „Gast bearbeiten“. Istruzioni"Unisci profili duplicati“ →

DOMANDE E RISPOSTE

Risposto brevemente.

Perché non riesco a trovare una prenotazione?

L'elenco inizia con lo stato „Im Haus“: selezionare „Alle“ o dopo una ricerca „In allen Status suchen“. Appare in ogni stato con la prenotazione esatta o il numero di prenotazione. La ricerca del nome trova solo l'ospite principale; Se chi prenota chiama, chiedi dell'ospite o del numero.

Quando posso registrare una mancata presentazione?

Dal giorno successivo all'arrivo, purché la prenotazione sia „Bestätigt“. Selezionare quindi „Aktionen“ → „No-Show“ nella prenotazione; lo stato cambia immediatamente, senza alcuna domanda.

Perché l'ospite non riceve un'e-mail?

Senza un indirizzo email, „Bestätigung an Gast senden“ è disattivato. Inserisci l'indirizzo sulla mappa „Personen“ con „Daten korrigieren“ e seleziona „Bestätigung senden“. Se la scheda „Kommunikation“ riporta „Zustellung dauerhaft blockiert“, non verrà inviata alcuna email a questo indirizzo; chiarire l'indirizzo con l'ospite.

Come posso rimuovere un servizio prenotato?

In „Reservierung bearbeiten“ → „Services“ seleziona il simbolo del cestino („Service entfernen“) in Prestazioni. Il servizio verrà immediatamente rimosso dalla prenotazione.

Dove posso modificare il commento di una prenotazione?

Sotto „Reservierung bearbeiten“ → „Gast“. Lì puoi cambiare „Interne Notiz“ e „Gast-Kommentar“ e salvare. Nel „Übersicht“ i commenti sono disponibili solo per la lettura.

Cosa significa „Der neue Name gehört zu einem anderen Menschen“?

Questo messaggio viene visualizzato quando inserisci il nome di qualcun altro utilizzando „Daten korrigieren“. „Daten korrigieren“ riguarda gli errori di battitura della stessa persona; per un nuovo ospite, seleziona „Personen“ „Anderen Gast eintragen“ sulla mappa.

Il prezzo cambia se cambio il numero di persone?

Solo con una tariffa calcolata in base all'occupazione. Puoi modificare il numero di persone in „Reservierung bearbeiten“ → „Personen“ con „Erwachsene“ e „Kinder (Alter, kommagetrennt)“. Inserisci i nomi dei tuoi compagni di viaggio sulla carta „Personen“.

Perché mi manca l'interruttore „Regeln & Verfügbarkeit übergehen“?

Il tuo ruolo non ha il diritto di farlo; Viene assegnato da chi si occupa dei ruoli per te. Il passaggio consente di selezionare pacchetti che non rientrano nelle tue regole, come soggiorno minimo, giorno di arrivo o periodo di saldi, nonché notti bloccate e completamente prenotate. Gli arrivi passati e i pacchi inattivi restano bloccati.

Perché posso scegliere solo „Jetzt zahlen“?

Il pacchetto selezionato richiede un pagamento anticipato, quindi „Später bezahlen“ e „Auf Rechnung“ mostrano „Paket erfordert Vorzahlung“. „Jetzt zahlen – Anzahlung“ è disponibile solo per pacchetti con acconto parziale.

Perché la prenotazione ha ancora il vecchio indirizzo email?

„Gast bearbeiten“ nella gestione degli ospiti cambia solo il profilo dell'ospite, non le prenotazioni. Per un soggiorno correggere l'indirizzo presente nella prenotazione nella mappa „Personen“ con „Daten korrigieren“. Anche il profilo dell'ospite viene modificato.

Perché il piano di occupazione delle camere mostra più camere libere di quelle che posso prenotare?

Il numero „frei“ previsto dal piano non detrae i soggiorni senza camera. La panoramica giornaliera mostra quanti ce ne sono in un giorno con „… Belegungen ohne Zimmer an diesem Tag“. La disponibilità in „Neue Reservierung“ conta per una nuova prenotazione.

STRUTTURA

Imposta le prenotazioni.

Due capitoli per la gestione dell'hotel, nell'ordine da te impostato. Ogni capitolo termina con un breve controllo.

Hub di amministrazione → Gestione utenti → Ruoli e diritti · Gestione utenti

Ruoli e diritti

I ruoli determinano quali pagine e funzioni vedono Reception e Prenotazioni e a quali hotel si applicano.

Ecco come configurarlo

  1. Nell'hub di amministrazione in „Benutzerverwaltung“ → „Rollen & Rechte“ seleziona il ruolo del tuo team di accoglienza o crealo con „Neue Rolle“. Selezionare „Berechtigungen“ nel menu; „Schreiben“ attiva automaticamente „Lesen“.
  2. Per il team di accoglienza, sotto „Hub-Zugang“ controlla hub:operazioni „Zugang“ e sotto „Operations Hub“ „Schreiben“ controlla operations:reservations e operations:checkin, „Lesen“ controlla operations:zimmerplan. „Cancel“ a operations:reservations consente la mancata presentazione e la cancellazione.
  3. Per la gestione degli ospiti e il registro delle interazioni, controlla „Schreiben“ e „Verwalten“ su operations:guests, „Schreiben“ su operations:guest-logs e nell'area „Sales Hub“ su sales:guests, quindi „Speichern“.
  4. Per ignorare le regole occorre anche „Override-rules“ sotto „Weitere Aktionen“ per operations:reservations; passando il puntatore si vede il nome completo del permesso. Senza questo permesso, in „Neue Reservierung“ manca l’interruttore „Regeln & Verfügbarkeit übergehen“.
  5. Per configurare il confronto degli ospiti serve anche „Lesen“ per admin:settings nella sezione „Administration“.
  6. Per ogni ruolo sotto „Hotels zuweisen“ imposta gli hotel, senza hotel non verranno visualizzati i dati degli hotel. Quindi in „Benutzerverwaltung“ → „User Management“ seleziona „Rollen bearbeiten“ per l'utente e controlla i ruoli.

Fatto quando...

… una persona con il ruolo di addetto all'accoglienza vede „Gästebetrieb“ „Reservierungen“, „Neue Reservierung“, „Zimmerbelegungsplan“ e „Gästeverwaltung“.

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Lista di controllo prima del rilascio
  • Ruoli con diritti e hotel creati e assegnati
  • Il soggetto del test vede „Reservierungen“, „Neue Reservierung“ e „Zimmerbelegungsplan“
  • „Automatische Synchronisation“ acceso, ultima esecuzione „Erfolgreich“
  • La gestione degli ospiti mostra i profili e „Doppelte Profile“
  • Riprodotto da „Neue Reservierung“ a „Gast & Zahlung“, senza „Reservierung anlegen“
  • Anteprima controllata in „Bestätigung senden“ su una prenotazione esistente senza invio
  • „Override-rules“ assegnato ai ruoli a cui è consentito ignorare le regole