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PRENOTAZIONI E OSPITI

Arrivo e soggiorno.
Arriva sano e salvo, ben curato.

Preparati agli arrivi, effettua il check-in degli ospiti alla reception o sul tablet e tieni d'occhio ogni modulo di registrazione.

Alla panoramica

Per reception e front-office

Arrivi rider il 28 ottobre: Mara Beispiel, Robin Muster con due camere, Sina Beispiel e Emil Beispiel con camera, punto pulizia, pasti e istruzioni.
Componenti del prodotto originale con dati inventati · quadro demo semplificato
DOVE POSSO TROVARE QUESTO?

Operazioni → Operazioni ospiti → Arrivi/partenze · Moduli di registrazione

Alla struttura

Le immagini mostrano la precedente condizione della superficie. Le istruzioni utilizzano le etichette attuali: „An Tablet senden“ nella riga e „Hier am Rechner öffnen“ nel menu ⋯.

PANORAMICA

Cosa devi fare quando arrivi e soggiorni.

Tutti gli arrivi della giornata in un elenco, fai il check-in in reception o sul tablet, e puoi vedere per ogni ospite se è presente il modulo di registrazione. Le funzionalità che vedi dipendono dall'attivazione del tuo hotel e dal tuo ruolo.

Arrivi rider il 28 ottobre: cinque arrivi aperti, di cui Robin Muster con due camere, con camera, punto pulizia colorato, mezza pensione, pacchetto e la nota 2 articoli in camera.

Chi arriva oggi?

Arrivi e ospiti nella casa

Puoi vedere a colpo d'occhio chi arriva oggi, chi è già in casa e cosa deve ancora essere preparato.

  • Tre corridori per la giornata
  • Camera pronta?
  • Conosci gli ospiti
  • Preparati per la stanza
  • Stampa l'elenco degli arrivi

Operazioni ospiti → Arrivi/partenze → Arrivi · Nella casa

Finestra di dialogo Invia al tablet per Mara Beispiel: Reception Tablet 1 è online, Reception Tablet 2 è stata offline l'ultima volta.

Come faccio a effettuare il check-in per l'ospite?

Check-in alla reception

Fai il check-in per ogni ospite nello stesso ordine e alla fine avrai un modulo di registrazione firmato.

  • 1. Assegna le stanze
  • 2. Utilizza la firma esistente
  • 3. Invia al tablet
  • 4. Apri qui sul computer
  • 5. Check-in rapido

Operazioni ospiti → Arrivi/Partenze → Arrivi → Menu ⋯ al capolinea

Tavoletta Passo Chi sei? per Noah Muster: nome, data di nascita e nazionalità sono precompilati, il campo del numero ID è ancora vuoto.

Cosa sperimenta l'ospite sul tablet?

Check-in al tablet della reception

I tuoi ospiti effettueranno il check-in in pochi minuti e tu avrai un modulo di registrazione firmato.

  • Trova la tua prenotazione
  • Sei lingue
  • Informazioni già compilate
  • Firma sul tablet
  • I dati rimangono protetti

Tablet reception → Benvenuto → Avvia check-in

Moduli di registrazione in Questa settimana: tre casi dopo la data di arrivo, a destra il caso Jule Demo con codice postale mancante e il pulsante Salva in Apaleo e segnala nuovamente.

Tutti gli ospiti sono registrati?

Moduli di registrazione e tassa di soggiorno

Potrai vedere quali segnalazioni sono pervenute all'amministrazione termale e dove mancano ancora informazioni.

  • Modulo di registrazione e notifica
  • Ciò che è ancora aperto
  • Aggiungi informazioni
  • Corrispondenza

Operazioni ospite → Moduli di registrazione

Reception, scheda panoramica: sei arrivi con orario e camera, tra cui Robin Muster nei 104 e 107, la partenza di Jule Demo e un reclamo aperto con priorità alta.

Cosa succede oggi al ricevimento?

Accoglienza

Metti gli arrivi, le partenze e i reclami in sospeso su una pagina e consegni il turno per iscritto.

  • Arrivi del giorno
  • Partenze del giorno
  • Reclami e incidenti
  • Registro delle consegne per turno

Operazioni dell'hotel → Reception → Panoramica · Registro delle consegne

Note in rigaCosa significano i chip in „An-/Abreisen“. I chip della firma compaiono solo se la data di arrivo dell'ospite è selezionata sopra.

Firma

  • Modulo di registrazione ✓

    L'ospite ha firmato sul tablet o in anticipo tramite il link dell'hotel.

  • solo nomi

    Un ospite di un'altra camera ha firmato per il check-in di gruppo; Non esiste alcun indirizzo o contatto per questa stanza e non viene segnalato alcun indirizzo.

  • Manca il modulo di registrazione

    Check-in senza firma; „… ohne Meldeschein“ conta solo queste stanze nella barra degli strumenti, le stanze con „nur Namen“ no.

  • Pre-check-in ✓

    L'ospite ha firmato tramite il link dell'hotel; all'arrivo selezionare „Einchecken“.

Effettua il check-in

  • Check-in aperto

    L'ospite ha firmato sul tablet ma il check-in non è andato a buon fine; „Meldeschein ✓“ viene quindi nascosto, „Check-in abschließen“ è sufficiente.

  • In attesa della pulizia della camera

    La stanza viene segnalata come sporca, l'ospite è prenotato e le pulizie vedono la stanza in alto.

  • La stanza è ora disponibile

    Le pulizie hanno riferito che la camera era pulita; continuiamo con l'ordine da „Check-in alla reception“.

NELLA VITA QUOTIDIANA

Passo dopo passo.

Nove attività tipiche sull'interfaccia reale, check-in nell'ordine consigliato. Scegli un'attività e segui i passaggi al tuo ritmo.

Assegnare stanze

Passo 1 della sequenza: Noah Muster arriverà oggi e avrà ancora bisogno di una stanza.

PASSO 1 DI 3

Apri la finestra di dialogo

In „Ankünfte“ in Noah Muster aprire il menu ⋯ alla fine della riga e selezionare „Zimmer zuweisen“.

Il risultato
La finestra di dialogo „Zimmer zuweisen“ mostra „Noah Muster · noch kein Zimmer zugewiesen“.
1 / 3
Finestra di dialogo Assegna camera per Noah Muster con il messaggio nessuna camera ancora assegnata e selezione della camera aperta.
Componente del prodotto originale · Dati demoIngrandisci l'immagine

ERRORI COMUNI

Quattro errori che non si notano immediatamente.

Riguardano moduli di registrazione, fatture della camera o dati dell'ospite. Ecco come evitarli.

  1. Check-in senza firma

    Cosa succede
    Chiunque confermi „Ohne Meldeschein einchecken“ o effettui il check-in direttamente in Apaleo non dispone ancora di una firma. „Meldeschein fehlt“ rimane visibile durante il soggiorno.
    Questo è il modo giusto
    Effettua il check-in secondo l'ordine a colpo d'occhio. In tal caso, far firmare la firma sul tablet della reception il giorno dell'arrivo. Istruzioni"Ottieni una firma sul tablet della reception“ →
  2. Selezionato sul tablet „Geschäftlich“

    Cosa succede
    L'azienda di „Geschäftsadresse“ riceve l'intero conto della camera, compresi gli extra privati, senza chiedere nulla. Se la tua comunità esenta i viaggiatori d'affari, il sistema rimuoverà anche la tassa di soggiorno per tutte le camere al momento del check-in.
    Questo è il modo giusto
    Prima di consegnare, informate i viaggiatori d'affari che con „Geschäftlich“ l'azienda ottiene tutto. Non tutti i membri di un gruppo viaggiano per affari, l'ospite seleziona „Nur mein Zimmer — die anderen checken selbst ein“ sul tablet. Istruzioni"Check-in ospite al tablet della reception“ →
  3. Sul tablet si sono registrate più persone di quelle prenotate

    Cosa succede
    L'occupazione e il prezzo della prenotazione rimangono quelli prenotati, i bambini che si iscrivono in ritardo vengono conteggiati come adulti. Sono visibili solo la nota „Personenzahl weicht ab“ e una notifica.
    Questo è il modo giusto
    Se „Personenzahl weicht ab“ è in coda, chiarisci l'occupazione con l'ospite. Modificare poi la prenotazione nel menu ⋯ alla fine della riga con „Personenanzahl anpassen“. Istruzioni"Check-in ospite al tablet della reception“ →
  4. Ospite rimasto solo con il dispositivo registrato

    Cosa succede
    „Hier am Rechner öffnen“ apre il check-in in una nuova scheda sul dispositivo su cui hai effettuato l'accesso all'hub e non si ripristina dopo una pausa. Se l'ospite viene lasciato solo, arriva all'hub e può vedere i dati degli altri ospiti.
    Questo è il modo giusto
    „Hier am Rechner öffnen“ è uno strumento per receptionist: resta con l'ospite finché non firma. Se desideri compilare il modulo da solo, riceverai solo il tablet di ricezione abbinato tramite „An Tablet senden“. Istruzioni"Check-in ospite al tablet della reception“ →

DOMANDE E RISPOSTE

Risposto brevemente.

Perché manca un ospite su „Ankünfte“?

„Offen“ è preselezionato in „Ankünfte“; ci sono solo gli ospiti che non hanno ancora effettuato il check-in. Se hai già effettuato il check-in, „Im Haus“ mostra „Angereist“ e l'ora, „Alle“ mostra entrambi. Controlla anche la data nell'intestazione e una ricerca in corso.

Perché una stanza non è nella selezione?

Per gli arrivi di oggi la selezione offre solo camere pulite. Con „Auch „Inspektion ausstehend" zeigen“ vengono aggiunti i locali puliti non ancora controllati. Le stanze sporche vengono visualizzate solo quando le pulizie le segnalano pulite.

Quando scelgo „Check-in abschließen“?

Dopo un check-in interrotto o dopo la pulizia della camera. Se manca la firma l'hub chiede „Ohne Meldeschein einchecken?“. Se possibile, otteneteli in anticipo tramite „An Tablet senden“. Se il modulo di registrazione online è valido senza tentativo aperto, il pulsante si chiama „Einchecken“.

Perché appare „Check-in nicht möglich“?

La stanza viene segnalata sporca e l'ospite è già segnalato come in attesa. Quello che succede dopo può essere trovato in „Check-in completo dopo la pulizia della camera“.

L'ospite ha effettuato il pre-check-in online. E' già arrivato?

No, la prenotazione resta confermata. „Pre-Check-in ✓“ significa che l'ospite ha firmato tramite il link dell'hotel; all'arrivo selezionare „Einchecken“. Se la prenotazione o le persone vengono successivamente modificate e la firma non è più valida, l'hub porta a „An Tablet senden“.

Perché l'ospite non riesce a trovare la prenotazione sul tablet?

Il tablet trova solo gli arrivi delle camere in questo hotel da oggi, gli arrivi tardivi da ieri fino al check-in. Se la prenotazione ha un nome diverso, ad esempio un'azienda, inviala al tablet con „An Tablet senden“. Se il tablet riporta „Für diese Buchung ist der Check-in bereits abgeschlossen.“, l'ospite ha già effettuato il check-in.

Il tablet non ritira la spedizione. Cosa fare?

Assicurati che il tablet sia acceso, sbloccato e nella schermata principale. La trasmissione rimane valida per 10 minuti e viene caricata non appena il tablet si sveglia. Se un altro ospite sta scrivendo lì, il tablet lo riprenderà solo successivamente.

Perché non posso inviare un ospite al tablet?

Se la finestra di dialogo mostra „Kein gekoppeltes Tablet an diesem Hotel.“, nessun tablet è accoppiato o il tuo ruolo non ha il diritto di farlo; Entrambi sono istituiti dalla direzione dell'area. Fino ad allora vale il passo 4 della sequenza: „Hier am Rechner öffnen“ con l'ospite. Se arrivi più tardi, la finestra di dialogo riporta „Anreise ist erst am …“.

L'ospite viene segnalato quando viene scritto „Meldeschein fehlt“?

Non dipende dalla firma: se il tuo hotel è presente su „LIVE.“, il sistema riporta ogni check-in senza firma dai dati della prenotazione. „Meldeschein fehlt“ significa semplicemente che manca la firma dell'ospite. Il suo caso sotto „Meldescheine“ mostra se il messaggio è stato ricevuto.

Come posso correggere un modulo di registrazione firmato?

Nel menu ⋯ selezionare „Angaben korrigieren hier am Rechner“ o „Angaben korrigieren am Tablet“. L'ospite verifica le informazioni modificate e firma nuovamente. Le normali modalità di registrazione sono nascoste se il modulo di registrazione è valido.

Cosa significano „Prüfen“ e „Fehler“ in un report?

„Fehler“: La trasmissione all'amministrazione della spa non è riuscita. Il sistema si riprova più volte; Se la custodia rimane su „Fehler“, selezionare „Erneut melden“ nella custodia. „Prüfen“: Il messaggio necessita di chiarimenti, spesso mancano informazioni, vedere „Aggiungere informazioni a un report“.

L'ospite è già stato registrato manualmente nel portale. E adesso?

Se la custodia dice „Prüfen“ o „Fehler“, aprila e seleziona „Von Hand erledigt“ sotto „Ausnahmen“. Confermare la richiesta „Als von Hand erledigt schließen?“ con „Schließen“. Non viene trasmesso nulla.

Come fa l'ospite ad ottenere la sua tessera spa?

Una volta che il caso è „Gemeldet“, aprilo in „Meldescheine“. Sotto „Ausgeben“, „Meldeschein drucken“ stampa il foglio ufficiale, per gli ospiti soggetti a tassa di soggiorno, sopra viene stampata la tessera turistica. „Digitale Kurkarte je Gast“ ottiene un collegamento da aprire per ogni persona.

STRUTTURA

Organizzato in sei capitoli.

Prima la mano destra, poi la tavoletta di ricezione. I capitoli sono nell'ordine impostato.

Hub di amministrazione → Gestione utenti → Ruoli e diritti

Diritti di accoglienza

Se il ruolo del personale della reception non dispone di diritti, mancano i pulsanti o gli elenchi rimangono vuoti.

Ecco come configurarlo

  1. Cerca il ruolo del tuo team di accoglienza nell'hub amministrativo in „Benutzerverwaltung“ → „Rollen & Rechte“. Selezionare „Berechtigungen“ nel menu.
  2. Nella finestra di dialogo „Berechtigungen: …“, trova ogni riga con „Berechtigung suchen...“. „Schreiben“ attiva automaticamente „Lesen“.
  3. „Lesen“ per operations:guests, „Schreiben“ per operations:reservations e operations:checkin. Questo va a „An-/Abreisen“, assegna camere, check-in e „Personenanzahl anpassen“.
  4. Nella riga operations:checkin sotto „Weitere Aktionen“ attivare i chip „Ausführen“ (self-service:execute) e „Schreiben“ (devices:write); Il puntatore del mouse mostra il nome completo. Senza devices:write, „An Tablet senden“ riporta „Kein gekoppeltes Tablet an diesem Hotel.“
  5. devices:write consente inoltre al team di associare e annullare l'abbinamento dei tablet sotto „Check-in-Geräte“.
  6. „Schreiben“ per operations:meldeschein-export e operations:handover, „Lesen“ per operations:rezeption e operations:monitoring. Senza operations:monitoring, il „Übersicht“ della ricezione rimane vuoto.
  7. Selezionare „Speichern“. Il cambiamento si applica a tutti coloro che ricoprono questo ruolo.

Fatto quando...

… una persona con questo ruolo sotto „An Tablet senden“ vede i tuoi tablet e „Übersicht“ mostra alla reception gli arrivi.

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Lista di controllo prima del rilascio
  • Il ruolo del team di accoglienza ha i diritti di „Diritti di accoglienza“.
  • Ogni tablet ricevente è elencato sotto „Check-in-Geräte“ ed è online.
  • Nessuno ha effettuato l'accesso all'hub su alcun tablet ricevente e l'Accesso Guidato è attivo.
  • La prima spedizione con „An Tablet senden“ riporta „auf dem Tablet angekommen“.
  • Sotto „Meldescheine“ c'è scritto „LIVE.“ in alto. Se dice „Schattenmodus.“, la reception continuerà a segnalarlo manualmente.